Битрикс24. Инструкция для начинающих

Битрикс24 – популярный сервис, предназначенный для эффективной работы компаний любых масштабов благодаря широкому набору инструментов. С одной стороны, у некоторых пользователей это вызывает сложности: с чего начать и как с этим работать? С другой стороны, каждый клиент по мере развития бизнеса может расширять функционал сервиса под текущие требования и задачи.

Весомое преимущество – разработчик предлагает организациям со штатом до 12 сотрудников бесплатный тариф с базовыми инструментами.

Соглашусь, переезд на Битрикс24 сравним со сменой локации офиса компании. Сначала вы соберёте всё необходимое и перевезёте, а потом заново распакуете на новом месте. Но не всё так сложно. Достаточно пошагово выполнить мою инструкцию.

В этой статье рассмотрим:

• ключевые возможности (перечисление);
• регистрацию в сервисе;
• подключение и пошаговую настройку организации;
• обзор инструментов для командной работы с примерами;
• тарификацию сервиса;
• основные различия между коробочным и облачным Битриксом24.

Ключевые возможности

Совместная работа над задачами и проектами:

• постановка задач;
• установка режима работы (план, сроки, календарь, списки);
• присвоение роли и права доступа;
• шаблоны;
• роботы для работы по заданному сценарию;
• канбан-доски;
• отслеживание эффективности сотрудников;
• приложения для iPhone и Android.

CRM для продаж:

• просмотр историй сделок по карточкам;
• объединение сделок путём поиска дублей;
• автоматизация продаж с помощью роботов;
• CRM-маркетинг;
• звонки и письма из CRM;
• онлайн-чат на веб-сайт (бесплатно);
• отчёты;
• генератор продаж;
• автоматизация создания договоров, счетов и актов;
• AI Скоринг CRM (прогноз успеха сделок при помощи ИИ);
• обмен данными с 1С в реальном времени;
• сквозная аналитика.

Контакт-центр: телефония, чат на сайт (бесплатно), коллтрекинг, CRM-формы в соцмедиа и на сайте, автоответчик.

Сайты: возможность создания сайтов в простом конструкторе.

Магазины: создание интернет-магазинов в конструкторе и по шаблонам.

Офис: виртуальное пространство для коммуникации сотрудников компании.

Начало работы в Битрикс24

Регистрация и создание

Откройте страницу регистрации Битрикс24, нажмите «Начать бесплатно». Выберите удобный способ регистрации.

Вы создали свой Битрикс24. Дальше нужно указать название компании, при необходимости переименовать домен, имя которому система присвоила случайным образом.

Подключение сотрудников

Откройте вкладку «Живая лента»-«Пригласить сотрудников». Опция доступна админу, в настройках есть функция «Разрешить всем приглашать пользователей на портал».

Система предлагает 5 способов приглашения сотрудников:

• «быстрая регистрация» – скопируйте ссылку в соответствующем поле и отправьте её коллегам, при переходе у них появится возможность регистрации;
• «по sms» – вводите номера телефонов коллег, которые получат сообщение на телефон со ссылкой для регистрации; 
• «по e-mail» – аналогично, но вводятся почтовые ящики коллег;
• «зарегистрировать» – вносите e-mail, имя/фамилию сотрудника и должность, на его почтовый ящик придёт письмо с паролем и логином для входа;
• «пригласить интегратора» – заключение договора с сертифицированными партнёрами сервиса для настройки вашей организации.

Настройка структуры компании

Просмотр и редактирование структуры осуществляется в «Меню»–«Сотрудники». Структура состоит из подразделений, за каждым из которых закрепляется название, руководитель, сотрудники.

Нажимайте кнопку «Добавить подразделение», заполняйте данные.

Каждому подразделению можно добавлять дочернее подразделение и подотделы без ограничения по их количеству. Получится примерно так, как на скриншоте.

Здесь же есть кнопка «Пригласить сотрудников». При необходимости переносите сотрудника в какое-либо из подразделений, зажав иконку с именем левой кнопкой мыши и перетаскивая её в нужное окно.

Основное меню сервиса: обзор

Разделы меню находятся в левой колонке экрана. Кратко по ним пройдусь.

Живая лента – страница событий портала

Вмещает несколько подразделов:

1. «Сообщение» – вкладка, где можно писать сообщения и просматривать смс других коллег, отправка возможна всем сотрудникам или группам, отделам, почтовым пользователям.

2. «Задача» – вкладка, предназначенная для формирования задач. Нажимайте «Отправить», и она автоматически отобразится в списке уведомлений Живой ленты. В правом верхнем углу ставьте галочку для присвоения статуса «Важная задача».

3. «Событие» – вкладка, где создаются события, указываются требуемые сведения, настройки и сотрудники, у которых отобразится данное сообщение в Живой ленте.

4. «Опрос» – вкладка для создания опросов, которые появятся в ленте (для всех сотрудников или выбранных вами групп, подразделений и т.д.).

5. «Ещё» – здесь находятся дополнительные вкладки для отправки файлов, благодарности, важных сообщений в Живую ленту.

Задачи, подзадачи и проекты – организация рабочего процесса

В данном разделе вы получаете наглядную информацию о завершённых, текущих и запланированных делах. Я не буду останавливаться на каждой опции, а перейду к главному – созданию задач. Кстати, данный инструмент находится практически в каждом разделе.

Как создать задачу в Битрикс24?

Нажимайте кнопку «Добавить задачу». Дальше внесите данные: название и описание задачи. Если нужно, составьте чек-лист со списком действий, чтобы фиксировать выполненные шаги. Возле значка пламя можно отметить галочкой приоритет задачи – важная. Назначьте сотрудников, ответственных за выполнение, и крайний срок (дедлайн).

Кратко о ролях сотрудников, участвующих в выполнении задачи:

• ответственный – исполнитель задачи;
• постановщик – сотрудник, назначивший задачу, он получает подтверждение о выполнении;
• соисполнитель – помощник в выполнении задач, имеет идентичные права роли «ответственный»;
• наблюдатель – сотрудники, которым будут приходить уведомления о выполнении задачи, имеют возможность оставлять свои комментарии.

Вкладка «Дополнительно» позволяет осуществить следующие действия:

• привязать задачу к выбранному проекту (здесь же создаётся новый ПРОЕКТ);
• подключить учет времени;
• установить напоминания;
• создать шаблон задачи с помощью опции «Повторять»;
• сформировать ПОДЗАДАЧУ и т.д.

Канбан доски в задачах

Привычная многим методология есть в Битрикс24. Задачи сразу создаются в подразделе «Канбан». Интерфейс схожий с аналогичными сервисами: выделение колонок цветом, фильтр для поиска задач. Для наглядности сделал несколько задач, чтобы показать вам скриншот досок.

Кратко по диаграмме Ганта

Диаграмма позволяет отслеживать ход выполнения задач, контролируя крайние сроки. При наведении на горизонтальный блок задачи в календарной сетке просматриваются общие данные.

Шаблоны задач

Нажимайте вкладку «Шаблоны»-«Добавить», заполните поля и сохраните. Если вам нужно создать аналогичную задачу, нужно выбрать необходимый шаблон и нажать на 3 горизонтальные линии, дальше «Добавить задачу по шаблону». Как правило, они используются для регулярных и часто повторяемых задач. 

Роботы в задачах – что это?

Нажимаете на кнопку «Роботы» и переходите в раздел «Настройки».

Нужно задать 2 параметра:

• триггеры – действие (ситуация), при появлении которого задача переходит на заданную стадию, в этот момент сработает заранее настроенный робот;
• роботы – последовательный набор действий, выполняемых автоматически при переходе задачи на заданную стадию.

Пример: есть задача с установленными сроками выполнения. С помощью триггера мы указываем ситуацию «скоро просрочена». Когда задача достигнет этого статуса, робот автоматически совершит действие – я выбрал отправку сообщения в Живую ленту.

Чат и звонки

В данном разделе у вас автоматически появляются 2 чата – с помощником от Битрикс24 и общий чат для всех коллег, который можно использовать дополнительно к Живой ленте.

Из инструментов:

• строка поиска;
• создать новый чат – закрытый (для выбранных коллег), открытый (для всех коллег), один на один с выбранным сотрудником.

Также в системе доступны голосовые и видео звонки между сотрудниками. Для этого создайте чат и выберите тип звонка. Для совершения групповых звонков нужно создать групповой закрытый чат. Видео- и аудио звонки между сотрудниками не записываются.

Группы

Здесь отображаются уже сформированные рабочие группы и создаются новые: открытая, закрытая, внешняя и группа для внешних публикаций.

В этой же вкладке формируются проекты с заданным типом: открытый, закрытый или внешний.

Диск

Хранение документов и файлов организации. Для работы с диском предложено 5 вкладок:

• «мой диск» – ваше личное хранилище файлов;
• «общий диск» – коллективное хранение файлов организации с возможностью выдачи прав доступа;
• «диск для Windows» – на этой странице вы можете скачать и подключить приложение от Битрикс24.Диск, чтобы работать с документами, не открывая сам сервис;
• «диск для macOS» – опция, аналогичная предыдущей;
• «очистка места» – показывает сведения о свободном месте на диске, предоставляет несколько инструментов «Безопасная очистка» и «Экспертный режим».

Календарь

Раздел содержит 2 основные вкладки: «Мой календарь» и «Календарь компании». События отображаются в таблице, под кнопкой «Расписание» – то же самое представлено в виде списка по дням. При наведении курсора на задачу, справа на экране отображаются основные сведения. Под кнопкой «Добавить» 2 опции – событие и задачу. Под значком шестерёнки находятся настройки, включая права доступа.

Время и отчёты

Полезные инструменты для отдела кадров и руководителей, доступны в платных тарифах.

• «График отсутствий» – табличное отображение отпусков, больничных, декретов, то есть в отчёте видно: кто, когда и по какой причине отсутствует на рабочем месте.
• «Рабочее время» – автоматическое формирование отчётов о рабочих часах сотрудников, при появлении на работе ими используется кнопка «Начать рабочий день», уходя они кликают на неё же.
• «Bitrix24.Time» – тотальный контроль над персоналом (моё мнение), предполагает подключение приложения на планшет и использование его камеры. Помимо нажатия кнопки о начале времени работы, система с помощью камеры распознает сотрудника.
• «Рабочие отчёты» – вкладка для сбора отчётов сотрудников с возможностью просмотра статистики и выставления оценок.
• «Собрания и планёрки» – организация собраний сотрудников с указанием даты, организатора, места проведения.

Почта

Работа с почтовыми ящиками систем, приведённых на скриншоте, в режиме одного окна. Есть много полезных настроек и возможностей, но в платных тарифах.

Бизнес-процессы

Платный инструмент для быстрого согласования различных документов внутри организации. С помощью редактора настраивается бизнес-процесс, а именно его цепочка. По ней документ и будет направляться по очерёдности каждому из сотрудников.

CRM

Данному инструменту я отведу отдельную статью – информации и функционала очень много. Здесь хранятся все сделки с просмотром в форме канбан-доски, списка или календаря, звонки и переписки с клиентами на сайте и в соцмедиа, подробная статистика по продажам, эффективности менеджеров и т.д.

Приложения

Со своей страницы Битрикс24 вы получаете доступ к приложениям (платные и бесплатные). Для удобства предложена поисковая строка и настраиваемый фильтр – по категориям, стоимости, числу скачивания и т.д.

Тарификация в Битрикс24

Бесплатный тариф без ограничений по времени есть, с возможностью подключения не более 12 сотрудников. При регистрации вы можете подключить демо-режим на 30 дней с доступом к платным инструментам бизнес-пакета «Команда». Подробное сравнение тарифных планов здесь.

Разработчик предлагает воспользоваться сервисом:

• В облаке – пользование в качестве онлайн-сервиса (по подписке).

• Из коробки – установка на вашем сервере (конечная лицензия, то есть вы становитесь владельцем лицензии на продукт).

Мобильное приложение Битрикс24

Скачивается бесплатно и работает с устройствами iPhone, iPad, Android для платформ Android 4.4+ и iOS 10.0+. Через приложение ведётся работа над задачами, пользование CRM, коммуникация с коллегами и клиентами, есть доступ к голосовым и видео звонкам.

Интеграция с внешними платформами

1. Сервисами для работы над документами – MS Office, OpenOffice, LibreOffice, облачные сервисы GoogleDocs, Office 365.
2. Microsoft Outlook, продуктами Google и Apple – реализована для коробочной версии.
3. Системой обмена сообщениями и совместной работы – MS Exchange Server 2007/2010.
4. Active Directory/LDAP – модуль AD/LDAP интеграция.
5. Продуктами 1С.

Как удалить Битрикс24?

Неактивные аккаунты с бесплатным доступом удаляются автоматически. Если вы не зайдёте в аккауант в течение 45 дней, то он будет заблокирован. На восстановление доступа выдаётся неделя – следует писать в техподдержку. За сутки до удаления на электронную почту владельца Битрикс24 будет отправлено письмо с предупреждением об удалении.

Порталы на платных тарифах не блокируются и не удаляются. Достаточно не оплачивать следующий период, после чего портал будет переведён на бесплатный пакет и удалится, как описано выше.

Настройка уведомлений в Битрикс24

В правом верхнем углу экрана нажмите на стрелочку рядом с вашим именем, дальше «Настройка уведомлений».

Выбирайте нужный режим – простой или расширенный. В каждом из режимов можно проставлять/убирать галочки, сохраняя требуемые настройки.

Вывод

Я кратко показал только основные нюансы по работе с Битрикс24. Он был и остаётся популярным мощным порталом, объединяющим инструменты управления проектами и функции CRM. В качестве заключения я кратко обобщу достоинства и недостатки системы.

Плюсы:

• простой старт без первоначальных вложений, можно воспользоваться демо-режимом в течение 30 дней для пользования ключевым функционалом;
• наличие бесплатного пакета навсегда с ограниченным набором опций для небольших команд (12 человек), например, фрилансеров;
• внушительный набор инструментов, включая CRM, готовые интеграции со сторонними сервисами, мобильные приложения системы.

Минусы:

• как правило, пользователь получает больше, чем планировал, соответственно, ненужные опции усложняют навигацию и работу в сервисе;
• в большинстве случаев для правильной настройки и работы CRM потребуется помощь специалиста, тогда как другие аналогичные продукты можно внедрять с минимальным привлечением специалистов, а дальше разбираться самому.