Руководство по Flowlu CRM 

Flowlu CRM – это облачная система для управления клиентами и продажами. Платформа содержит инструменты для совместной работы над проектами, которые связаны с CRM для автоматизации и быстрого реагирования сотрудников на поступающие заявки.

Коробки нет. Весомый плюс – возможность управлять финансовыми потоками нескольких организаций в одном пространстве. Интерфейс дружелюбный, предложена понятная база знаний для новичков. Есть API  для разработчиков.

Содержание

1. Ключевые возможности
2. Тарифы
3. Регистрация
4. Настройки
5. Обзор интерфейса: горизонтальное меню
6. Работа с модулями:

• лента активности
• задачи
• CRM
• контакты и компании
• проекты
• финансы
• документы
• моя команда
• календарь
• agile проекты
• продукты и услуги
• списки
• почта
• отчёты
• приложения

Ключевые возможности

1. Учёт заявок – их сбор с веб-форм и e-mail писем.
2. Учёт клиентов – сделки, проекты, задачи, встречи, дела, коммерческие предложения, счета, акты, платежи выводятся в карточке клиента.
3. Учёт продаж – события, задачи, договорённости, комментарии хранятся в карточке сделки.
4. Учёт финансов – поступления/расходы по расчётным счетам и банковским картам, движение наличных средств отображаются в системе.
5. Управление счетами – их отправка на оплату и согласование, загрузка в 1С:Бухгалтерия 8.3.
6. Отчёты – автоматический сбор и отображение статистики по CRM, задачам, проектам, финансам.
7. Интеграции – Google Drive, 1C:Бухгалтерия 8.3, банки, платёжные системы, amoCRM, Битрикс24, Zendesk Support. Полный список здесь.
8. Дополнительные возможности – совместная работа над проектами, ментальные карты, Agile проекты, тайм-трекер, рабочие области, календарь.

Тарифы

Flowlu предлагает 5 пакетов, включая бесплатный тариф для команды до 3 человек без ограничений по времени. При подписке на 1, 3, 6 месяцев или год действует скидка. На скриншоте указаны цены при подписке на 1 месяц. Подробнее о наборе инструментов по каждому тарифному плану в разделе Цены (https://flowlu.ru/prices/).

Начало работы: регистрация

Откройте Flowlu, дальше «Попробовать бесплатно», чтобы протестировать весь функционал.

Укажите запрашиваемые данные, нажимайте «Регистрация». Готово.

Настройки Flowlu

Список настроек открывается из бокового меню слева или при нажатии на иконку аккаунта.

Основные настройки

Настройки API – получение API-ключей.

Вебхуки – создание webhook для запроса уведомлений со сторонних сервисов.

Теги – управление тегами.

Задачи

Настройка комментариев при смене статуса – автопубликация комментария при закрытии задачи или отправке её на доработку.

Группы пользователей и роли – объединение сотрудников в группы, для которых назначаются права доступа.

Пользователи и роли – список всех пользователей системы с выдачей прав доступа.

CRM

Основные настройки – создание комментариев при смене статуса сделки, выдача разрешения на удаление сделок сотрудникам, настройка сообщений при успешном/неправильном заполнении формы и т.д. Настройки можно присваивать отдельным пользователям или группам.

Списки – создание классификатора компаний по типу, сфере деятельности, причинам отказов, источникам сделок.

Сделки из веб-форм – редактирование форм от разработчика с копированием HTML кода для размещения на сайте.

Сделки из email – настройки для автоматического создания сделок из email-сообщений по Инструкции.

Воронки продаж – создание и редактирование этапов сделки, создание новой воронки продаж.

Проекты

Приведены настройки проектов для всех пользователей, отдельных пользователей или групп.

Финансы

Основные настройки – настройка управления счетами с выдачей прав доступа отдельным сотрудникам или группам.

Категории доходов и расходов – редактирование и создание новых категорий.

Методы оплаты счетов и печатные формы – создание новых и редактирование имеющихся методов оплаты. На скриншоте показаны доступные системы онлайн оплаты.

Предложения – создание и редактирование шаблонов предложений.

Организации – добавление организаций в рамках одного аккаунта. При этом по каждой из них можно выставлять отдельные счета и отслеживать финансовые операции.

Счета организации – добавление и редактирование счетов. В системе доступны 3 типа счёта: наличные, валютный и расчётный счёт.

Пользовательские поля

Настройка пользовательских полей для отдельных модулей системы, которые показаны на скриншоте.

Обзор интерфейса: горизонтальное меню

1. Быстрое добавление задачи, события, проекта, сделки, компании, контакта, выставление счёта, подключение нового пользователя к системе.
2. Поиск документов и активностей.
3. Уведомления системы с возможностью их настройки.
4. Переписка с пользователями портала.
5. Создание и просмотр заметок.
6. Инструкции по работе с системой.

Переходим к модулям из вертикального меню.

Работа с модулями

Лента активности

Выводит сообщения, оставленные пользователями портала. Есть возможность помечать сообщение как важное, проводить голосование, прикреплять файлы, при необходимости указывать сотрудника, которому оно адресовано.

Задачи

Модуль отображает задачи, к которым вы имеете отношение. Они сортируются по папкам. Папка «Входящие» предназначена для фиксации заметок и дел. Отсюда задачи можно сортировать по другим папкам.

Блок «Списки» используется для создания собственных папок, не настроенных системой. В блоке «Регулярные задачи» создаются шаблоны, с помощью которых в дальнейшем можно автоматически формировать регулярную задачу.

Пример создания задачи

Нажимаем «Создать задачу» или символ «+» из горизонтального меню. Открывается редактор. В задачу можно вставить картинку, видео, таблицу, ссылку, а также установить приоритет – низкий, средний, высокий. Есть возможность прикреплять файлы и чек-лист. К задачам вносятся теги и добавляется связь с проектом, сделкой, контрагентом.

Создание шаблона задачи

Откройте одну из папок. Нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Создать задачу», дальше «Добавить шаблон». В остальном действия выглядят аналогично примеру создания задачи. Дополнительно можно импортировать шаблоны из файла CSV. Справа расположена кнопка сортировки задач.

CRM

Содержит функционал для управления сделками, историю взаимодействия с контрагентами – задачи, счета, события и т.д.

Блок «Сделки»

В настройках портала я упоминал, как создаётся воронка продаж, настраиваются причины отказа и источники сделок. Поэтому сразу переходим к примеру создания сделок. Они создаются вручную или путём импорта в формате CSV.

Система также собирает лиды, автоматически создавая на их основе сделки:

• через готовые веб-формы, устанавливаемые на сайт;

• с помощью настройки пересылки писем в систему с любого почтового клиента;
• из входящих писем.

Рассмотрим вариант создания сделки вручную. Нажимаем «Создать сделку», заполняем поля и сохраняем.

Созданные сделки просматриваются в двух форматах – в виде списка и канбан-доски. Между ними можно переключаться в любой момент. Сверху расположены фильтры.

При открытии карточки сделки вносятся изменения и просматривается история. Отсюда можно создать предложение, проект, задачу, выставить счёт, отправить электронное письмо.

Блоки «Компании» и «Контакты»

Содержат информацию о контрагентах. При этом несколько контактов могут относиться к одной компании. Данные можно импортировать в формате CSV, экспортировать в XLS и CSV.

Информация вносится с помощью функций «Новая компания» или «Создать контакт».

Блок «Архивные сделки»

В случае, когда сделка успешно завершена или проиграна, она попадает в «Архивные сделки». Отсюда закрытые сделки в любой момент можно возобновить.

Проекты

Нажимайте «Создать проект» и заполняйте необходимые поля. Для каждого проекта определяется ответственный менеджер и команда сотрудников. В них можно хранить файлы, создавать задачи, оставлять и просматривать заметки, комментарии, замечания.

Вот так выглядит созданный мною проект.

Под кнопкой «Создание» скрыты несколько опций: выставление счёта, создание задачи и события, добавление фактического поступления и фактического расхода по проекту.

Финансы

Блок «Счета»

Для получения возможности выставлять счета следует внести реквизиты своей организации, указать банковские реквизиты в печатной форме счета и сформировать прайс-лист.

Блок «Регулярные счета»

Используется для автоматизации создания и отправки счетов. Пример: организация оказывает услугу клиенту на постоянной основе, выставляя счета с определённой периодичностью на одинаковую сумму.

Блок «Предложения»

Предложение – это предварительная оценка продуктов/услуг, поставляемых клиентам. Пример: компания получила заказ на разработку мобильного предложения. Менеджер создаёт пошаговый план выполнения работ и оценивает стоимость, после чего направляет предложение заказчику на согласование. Когда оно будет согласовано, менеджер конвертирует документ в счёт, а затем отправляет клиенту.

Блок «Деньги»

Создание документов по расходам и поступлениям, трансферам между счетами нескольких организаций. Платёжные документы дублируются, вносятся вручную или путём импорта банковских выписок с помощью файла в формате обмена с системой 1С, сгенерированного «Клиент-банком».

Блок «Транзакции»

Отображает движение денежных средств.

Документы

Хранилище файлов в системе, которое можно поделить на несколько разделов.

Моя команда

Здесь отображаются команды компании, в которых вы состоите. По каждому пользователю заполняется профиль с персональной информацией. Также можно добавить нового сотрудника в команду.

Календарь

Составление плана личных и совместных дел. Функционал включает:

• планирование и получение напоминаний о событиях по сделкам и проектам;
• создание общедоступных мероприятий;
• возможность открытия доступа другим пользователям к своему личному календарю;
• отображение текущих и завершённых задач;
• расписание дел на текущий день.

Можно создавать несколько календарей. Доступна автоматическая синхронизация с Google Календарем: используется иконка с круговыми стрелками.

Agile проекты

Разработчик предлагает ведение проектов по методологии Agile. Как правило, её используют при создании и выводе нового продукта на рынок, развитии существующего сайта, приложения, а также для маркетинговых и образовательных проектов. То есть там, где часто вносятся изменения. Подробный мануал здесь.

Продукты и услуги

В модуль вносятся продукты и услуги организации, категории товаров, список производителей, цены. Это можно сделать вручную или импортировать файл в формате CSV.

Списки

Выведены в отдельный модуль для того, чтобы не загромождать таблицы в остальных модулях. Здесь вводится и хранится различная информация: заявки на закупку, реестры договоров, каталог поставщиков, доступы к сайтам и т.д. Раздел выполняет функцию отдельной записной книжки.

Почта

Подключив свой почтовый ящик, вы сможете получать все письма, попадающие в CRM, и отвечать на них. Система автоматически уведомляет пользователя, когда клиент откроет письмо или перейдёт по ссылке.

Отчёты

Платформа генерирует статистику по 4 модулям – задачи, CRM, проекты, финансы. В каждой вкладке автоматически создаются по несколько видов отчётов в форме списка и графика (диаграммы). Доступны фильтры для выборки нужных значений.

На скриншоте показан пример отчёта для модуля CRM.

Приложения

Список базовых модулей, приложений, интеграций. Их установка доступна администратору аккаунта в Flowlu. Обо всём говорить не буду, а кратко остановлюсь на самых популярных решениях.

Тайм-трекер

Позволяет отслеживать продолжительность выполнения задач/проектов, назначать стоимость работы сотрудника за 1 час, выставлять счета клиентам на основе сравнения показателей по планируемому и затраченному времени.

Ментальные карты

Дают возможность визуализировать представления мыслей и демонстрации связей между ними. Открывая доступ к ментальной карте другим сотрудникам, можно вести коллективную работу путём создания, редактирования и обсуждения действий. Карте присваивается внешняя ссылка, поэтому ей можно поделиться с любым человеком, не использующим CRM.

Рабочие области

Разделение портала на несколько отдельных рабочих пространств. При этом сотрудникам также выдаются права доступа. На скриншоте показан пример от разработчика.

Отзывы

Почитать реальные упоминания и вопросы пользователей вам удастся «ВКонакте». В сети немного отзывов о системе за последний год. Приведу несколько скриншотов, в которых указаны минусы и плюсы сервиса.

Вывод

Flowlu – отличная платформа для совместной работы сотрудников компании, взаимоотношения с клиентами и учёта финансов. Отдалённо она напоминает Битрикс24, при этом (субъективно) юзабилити гораздо лучше, чем у аналога. Причины этому понятны – меньший набор инструментов.

Если вы не хотите тратить деньги на привлечение специалиста для внедрения CRM, тогда делайте тест Flowlu – это абсолютно бесплатно. Базы знаний от разработчика вполне достаточно, чтобы внедрить систему для бизнеса.

Недостаток Flowlu CRM – недостаточная гибкость в силу малого количества интеграций. Минус можно исправить с помощью API, допилив сервис под процессы организации.