Обзор Trello: управление проектами

Trello – довольно популярный сервис, предназначенный для эффективной организации коллективной работы: планирование и постановка задач, управление проектами в режиме онлайн. Программа позволяет автоматизировать большую часть организационных аспектов, при этом экономит не только время, но и финансы (есть бесплатный пакет).

При разработке сервиса за основу взята японская система «Канбан», основной принцип которой «точно в срок». Методология успешно перекочевала из производственной сферы в интернет-пространство. Сегодня Trello используется компаниями в качестве менеджера задач, а также фрилансерами для улучшения личной эффективности.

Аргументы в пользу Trello

Рабочее пространство сервиса – доски. На них, в свою очередь, создаются списки, содержащие структурированную информацию. Каждый список содержит карточки, обладающие множеством настроек. Они и являются основным элементом работы.

По данным Trello, пользователями сервиса стали более 1 миллиона человек. Чем обусловлена такая популярность?

Рассмотрим очевидные причины:

  1. Быстрая адаптация пользователя к интерфейсу. В отличие от подобных систем, Trello имеет максимально простую структуру, не вызывая сложностей даже у новичков. Именно поэтому постановка задач и работа занимает мало времени.
  2. Широкий набор функций. Платформа одновременно является task-менеджером, ежедневником, форумом для взаимодействия команды и рассмотрения предложенных идей, органайзером для сбора ссылок, фото и видео контента, публикаций.
  3. Наглядность и гибкая настройка. Систему и все карточки можно настроить под определённые задачи. И ещё, число созданных проектов и участников не имеет ограничений.
  4. Интеграция со сторонними сервисами, например, Gmail, Dropbox, Google Диск, SurveyMonkey, Slack, Evernote, Google Календарь и другие.
  5. Возможность установки на стационарный ПК, мобильный телефон, планшет. Мобильные приложения доступны на нескольких платформах, включая iPhone, iPad, Android. Есть приложения для Windows 8 или Windows RT, MacOS.
  6. Бесплатный и платный доступ. В первом случае предоставляется ограниченный функционал возможностей, которого достаточно для решения мелких и личных задач.

Минусы Trello

К недостаткам можно отнести:

  1. Неудобство системы при работе над сложными проектами, особенно, когда требуется детализирование данных. В огромном объёме досок, списков, карточек непросто ориентироваться.
  2. Чтобы извлечь максимум пользы из сервиса следует выделить время для подключения и настройки дополнительных площадок.
  3. Отсутствие диаграммы Ганта, которая визуализирует план работ по каждому проекту.

Тарифы Trello

Всего руководством сервиса предложено 3 пакета. Тарификация исчисляется в долларах:

Бесплатно – не имеет ограничений по времени. Вы можете создавать любое количество досок, списков, карточек, задействовать участников к проекту и выбрать одно улучшение для доски.

Business Class – 9,99 дол/месяц за 1 пользователя при оплате на год вперёд. Помимо основных инструментов появляется доступ к премиум расширениям, интеграции со сторонними сервисами и прочие фишки.

Enterprise – 20,8 дол/месяц и менее за 1 пользователя при оплате на год вперёд. По описанию разработчика, тариф подходит для крупных компаний. В нём представлены все возможности системы без ограничений. Сервис обеспечивает дополнительную защиту данных – весь трафик идёт по защищённому протоколу HTTPS.

Регистрация

  1. Войдите на сайт Trello, кликните «Зарегистрироваться».

  1. Создайте свой аккаунт в сервисе или зарегистрируйтесь при помощи Google. В первом случае заполните все необходимые поля.

  1. Нажимайте «Создать новый аккаунт». Готово – регистрация завершена.

Меню аккаунта Trello

В правой части экрана расположена вкладка «Меню», содержащая следующие опции, основные из которых:

  • Сменить фон – в бесплатной версии можно использовать только предоставленные сервисом картинки или цвета.
  • Фильтр карточек – здесь вы можете фильтровать или искать карточки по меткам, срокам выполнения задач или участникам.
  • Стикеры – созданы для любителей творческого подхода при решении задач, помогут сделать вашу доску более красочной.
  • Улучшения – в бесплатной версии вы можете добавить 1 улучшение из предложенных сервисом.
  • Настройки – перечень опций, с помощью которых вы можете создать команду, настроить комментарии к карточкам, выдать доступ на присоединение к команде и так далее.
  • Метки – цветовое обозначение карточек, есть возможность включить «Режим для дальтоников», в результате чего пометка будет содержать ещё и узор. Дополнительно метке можно присваивать имя.
  • Архив – поиск архивированных документов по названию.

Доски: создание и настройки

Обращаю ваше внимание, что мы рассматриваем возможности бесплатной версии.

Нажимайте на вкладку «Доски» — «Создать новую доску».

Впишите название, задайте тип доски «Приватная» или «Публичная» и выберите фон. Лучше для каждой доски выбирать отдельный фон, так они будут лучше визуализироваться. Доска готова. Можно переходить к её наполнению.

Списки и карточки

После создания доски оформляем списки. Нажимайте на «+Добавить список». В открывшееся поле введите его название.

Вы можете создать сразу несколько списков, которые будут отображаться рядом в виде колонок. У каждого списка есть перечень настроек.

Переходим к созданию карточек. Кликаем «+Добавить карточку» и вводим название. Здесь сразу можно задать параметры: добавить участников, поставить цветовую метку и позицию карточки в списке.

Созданные карточки отображаются по вертикали. Вы можете менять их местами, удерживая левой кнопкой мыши. Для каждой карточки есть список настроек, например, переместить/копировать в любой список доски или вообще на другую доску.

Переходим к заполнению карточки. Вот пример заполненной мною карточки.

  1. Установите срок выполнения задания. После дедлайна исполнитель ставит галочку, в результате окно автоматически окрасится в зелёный цвет.
  2. Заполните описание. Здесь можно добавлять текст разного формата, изображение, ссылки. Кликнув опцию «Изменить», появится надпись: «Помощь по форматированию», где подробно описано, как это делать.
  3. В разделе «Вложения» вы можете прикрепить документ с компьютера, Trello, Google Диска, Dropbox, OneDrive, просто вставить любую ссылку и так далее.
  4. Создавая чек-лист, вы можете вписать сколько угодно элементов. Выполнив каждый элемент, исполнитель ставит напротив него галочку. В результате вы видите процент выполнения поставленных задач.
  5. Добавляйте и просматривайте участников карточки. Если человек ещё не был участником ваших досок, то в соответствующее окно вводится адрес его электронной почты. Ему будет отправлено письмо с уведомлением. В любой момент участника карточки можно удалить.
  6. Поставив галочку напротив «Подписаться», вы будете получать уведомления об изменениях, внесённых другими участниками. В настройках аккаунта можно выбрать тип уведомлений – по электронной почте и на рабочем столе.

Опция «Действия» отображает в виде вертикального списка все внесённые изменения любым участником карточки.

Пригодится в работе

Экономия времени

Разработчик предлагает управлять карточками нажатием одной клавиши, например:

  • Архивирование – наведите курсор на карточку и жмите клавишу c латинского алфавита. Осторожно, карточка удалится сразу без уточнения действия. Для восстановления вам нужно зайти в «Меню» — «Архив».
  • Срок – установите курсор на нужную карточку и кликайте d. Напротив неё откроется окно для изменения даты и времени.
  • Добавить/удалить участника – с помощью клавиши m вы сможете добавить/удалить участника к карточке, не открывая её.
  • Открытие/закрытие «Меню» — клавиша w открывает и закрывает эту вкладку в правой части экрана.

Полный список опций указана в разделе «Горячие клавиши».

Стикеры

Они помогут вам визуализировать рабочее пространство доски, если вам недостаточно использования меток.

Улучшения

Значительно упрощают процесс работы, и делают сервис функциональным. Я бы выделил несколько из них:

  • Calendar – помогает просматривать карточки со всех досок с заданными сроками в одном окне. В календаре можно создавать новые карточки, не открывая доски.
  • Google Drive – вы можете создавать документы и писать статьи на Диске непосредственно в Trello, к примеру, сделать презентацию из карточек вашей доски.
  • Salesforce – позволяет создавать наглядные карточки, содержащие информацию о клиентах и сделках компании.
  • Slack – даёт возможность направлять карточки в каналы корпоративного мессенджера для обсуждения, получения свежей информации всеми сотрудниками.

Вывод

С помощью Trello можно выдавать задачи и отслеживать их выполнение, хранить необходимую информацию, держать сотрудников компании в курсе текущих событий, организовывать встречи и вести обсуждения, а также многое другое. На самом деле, это гибко настраиваемый сервис, который используется в любой нише бизнеса и в личных целях. Важно хорошо в нём разобраться, выделить те фишки и улучшения, которые станут вам полезными. Плюс – наличие бесплатной версии с основным набором инструментов и возможность работы с любого устройства (компьютер, планшет, телефон), при этом всё автоматически синхронизируется на каждом гаджете. Минус – неудобство работы над сложными проектами с детализацией данных: на мой взгляд, в большом количестве карточек можно запутаться.

Понравилась статья?
Подпишитесь на рассылку, и на еженедельной основе получайте подборку интересных новостей, статей и исследований из мира интернета и маркетинга
Согласие с Политикой обработки персональных данных
Поделиться
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •