Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина?
Государство контролирует продажи, чтобы каждая торговая точка отчисляла налоги. Для этого используется контрольно-кассовая техника (ККТ), которая передает фискальные данные в Федеральную налоговую службу посредством интернета. Это касается обычной и дистанционной торговли. То есть работа интернет-магазина предусматривает наличие ККТ. В большинстве случаев необходимо наличие онлайн-кассы.
Рассмотрим виды онлайн-касс, принцип работы и схему подключения. Начнем с анализа законодательства, согласно которому предприниматели могут получать административные взыскания, неправильно используя технику.
Содержание
- Закон 54-ФЗ: за что можно получить штраф?
- Принцип работы онлайн-касс
- Виды онлайн-касс для интернет-магазинов
- Варианты приобретения
- Алгоритм действий для начала работы
Закон 54-ФЗ: за что можно получить штраф?
За неиспользование актуальной ККТ предприниматель получит штраф в размере 25-50% от суммы, проведенной мимо кассы, но не меньше 10 тыс. рублей. Организацию оштрафуют на 75-100% от суммы, но не менее 30 тыс. рублей.
За использование ККТ, не соответствующей законодательству РФ, индивидуального предпринимателя оштрафуют на сумму до 3 тыс. рублей, компанию — до 10 тыс. рублей. При повторном нарушении работа бизнеса может быть приостановлена на срок до 3 месяцев.
Принцип работы онлайн-касс
Онлайн-касса — небольшой компьютер, к которому подключены или встроены периферийные устройства.
В любой кассе есть фискальный накопитель (ФН), который подписывает фискальные документы электронной подписью и хранит данные по всем совершаемым операциям, передает эти данные оператору фискальных данных (ОФД) посредством интернета, а он уже оправляет их в Федеральную налоговую службу (ФНС). ОФД может отправлять электронные чеки как в налоговую, так и покупателю.
Важно: ни предприниматель, ни оператор онлайн-кассы не имеют доступа к ФН. Это как «черный ящик» в самолетах, который опломбирован и постоянно записывает информацию.
Для реализации перечисленных действий кассы оборудуют специальными программами. В результате устройство может выполнять прямое назначение, а также вести товарный учет, собирать аналитику и прочие сведения. Из этих и других критериев складывается стоимость онлайн-кассы.
При оплате онлайн-покупки клиенту должен отправляться электронный чек на номер телефона или электронную почту в течение 5 минут с момента перечисления денег. Если покупатель оплатит заказ в пункте выдачи или через курьера нужен бумажный чек.
Виды онлайн-касс для интернет-магазинов
Для дистанционной торговли на рынке предложены 3 решения:
- облачные сервисы — только для дистанционной торговли;
- физическая онлайн-касса, интегрируемая с сайтом — оффлайн-продажи с возможностью заказов в онлайн;
- комбинированный вариант — для онлайн и оффлайн продаж.
Облачная онлайн-касса
Оптимальное решение для предпринимателей, ведущих бизнес только в интернете. В этом случае ничего не покупается: касса подключается к интернет-магазину в виде SaaS-услуги.
В качестве кассового аппарата выступает программное обеспечение, которое установлено в дата-центре поставщика услуги. Специальное приложение интегрируют с расчетным счетом, сайтом и платежной системой. На этом все. Данные, включая электронные чеки, будут автоматически направляться в ФНС и покупателям.
Плюсы: простота использования, работа 24/7, обслуживанием занимается поставщик услуги.
Минусы: доступны только цифровые чеки, что делает невозможным ведение торговли в физическом магазине.
Примеры облачных сервисов:
- CloudKassir (3500 рублей в месяц) — в стоимость входит ОФД и регистрация «под ключ», отдельно оплачивается фискальный накопитель и резерв.
- «Бизнес.ру» (от 1500 рублей в месяц) — в стоимость входит ОФД, остальные опции подключаются за дополнительную плату.
- АТОЛ ОНЛАЙН (от 1490 рублей в месяц) — в цену включены услуги ОФД, есть тариф «под ключ».
Фото: сайт АТОЛ ОНЛАЙН
Физическая онлайн-касса, интегрируемая с сайтом
Схема используется для оффлайн-бизнеса, который предоставляет своим клиентам возможность оформления заказов онлайн.
Необходимо приобрести кассовый аппарат, имеющий возможность подключения к сайту магазина. Технический специалист объединяет сайт, расчетный счет и систему оплаты. В результате оборудование будет производить прием платежей и отправку чеков в автоматическом режиме.
Плюсы: возможность выдачи бумажного чека.
Минусы: сложность интеграции, настройки и обслуживания.
Эти задачи выполнит «Модулькасса» — есть бесплатные интеграции с 1С, Мой склад, Мое дело и 29 популярными CMS.
Фото: «Модулькасса»
Комбинированная онлайн-касса
Универсальное решение для бизнеса, представленного в офлайн и онлайн, объединяет возможности двух предыдущих вариантов.
Предпринимателю потребуется физический кассовый аппарат, интегрированный с интернет-магазином, и облачный модуль. Оборудование может быть установлено в торговой точке или в пункте выдачи заказов. При этом возможен прием платежей на сайте и отправка цифровых чеков.
Плюсы: покрывает потребности дистанционной и обычной торговли.
Минусы: высокая цена.
Для этих целей можно выбрать «ЕКАМ.Онлайн» — гибкие тарифы с возможностью выбора необходимых опций, кассу можно взять в аренду или купить.
Фото: «ЕКАМ.Онлайн»
Варианты приобретения онлайн-кассы
Аренда
Оптимальный выбор для краткосрочного проекта, но может использоваться и на постоянной основе.
За:
- меньше вложений при запуске бизнеса — аренда обходится в разы дешевле, чем покупка;
- техническое обслуживание производится специалистами арендодателя;
- при смене бизнеса и других обстоятельствах делается возврат аппарата.
Против:
- не подходит для долгосрочного проекта — через год-полтора купленный аппарат успеет окупиться;
- поставщик прописывает в договоре ограничения, которые нужно соблюдать;
- аппарат нельзя передать третьему лицу в пользование.
Покупка
В случае с долгосрочным проектом, как правило, онлайн-касса покупается в собственность. Продажей занимаются специализированные компании. Предпринимателю необходимо выбрать кассовый аппарат и оформить документы. Только после этого разрешается приступать к работе.
За:
- отсутствуют ограничения, которые встречаются при аренде;
- техника может передаваться или продаваться на вторичном рынке;
- экономия средств — деньги за технику вносятся один раз.
Против:
- дороже аренды — затраты окупаются через время, а платить нужно сразу;
- ответственность за исправность и работу оборудования несет собственник.
Алгоритм действий для начала работы
Краткое руководство дает общее понимание о том, какая онлайн-касса подойдет с точки зрения организационных моментов. Разберем на примере покупки.
Алгоритм действий одинаковый для всех трех вышеупомянутых решений. Единственный нюанс — в случае с облачными решениями не предполагается покупка, некоторые из пунктов выполняет поставщик услуги.
Покупка
Оборудование можно приобрести в банке, у производителя или посредника, у ОФД. Во всех организациях предоставят подробную консультацию.
Ниже представлен список вопросов, которые обязательно задаются продавцу:
- включена ли касса в реестр контрольно-кассовой техники ФНС;
- сколько интернет-магазинов можно подключить к устройству;
- есть ли готовые интеграции под движок вашего сайта;
- какие дополнительные устройства можно подключить — сканер штрих-кодов (для быстрой регистрации покупок), выносная мини-клавиатура (для ввода пин-кодов), выносной банковский терминал (для приема платежей с карт и смартфонов).
Договор с ОФД
С оператором фискальных данных заключается договор. Он обязательно должен быть внесен в реестр ФНС. Список ОФД смотрите на сайте налоговой службы. Годовая стоимость составляет около 3 тыс. рублей.
При аренде облачной онлайн-кассы обычно услуги ОФД уже включены в стоимость. Тогда этот шаг можно пропустить. Уточните данный момент и проверьте его в договоре поставщика облачного решения.
Получение ЭЦП
Работа с онлайн-кассой ведется только с использованием усиленной цифровой подписи. Она потребуется при регистрации в налоговой службе и для заверения любого фискального документа. ЭЦП можно получить в удостоверяющих центрах, список которых указан на сайте Минкомсвязи РФ.
Услуга платная и занимает довольно много времени. Займитесь этим вопросом заранее.
Регистрация кассы в налоговой
Облачная онлайн-касса регистрируется только дистанционно через личный кабинет на сайте ФНС. Стационарную кассу можно зарегистрировать при визите в налоговую службу или также через интернет.
Сначала подается заявление с указанием модели и заводского номера кассы и фискального накопителя, назначение кассы и прочие данные. Подробности здесь.
На что еще обратить внимание?
Внимательно изучайте договор поставщика, а именно раздел о техническом обслуживании оборудования. Вам может потребоваться настройка и регистрация кассы, чистка и диагностика, срочный ремонт, возможность апгрейда и масштабирования.
То есть при выборе поставщика важно найти вариант, соответствующий бизнесу, оптимальную цену и полный спектр услуг. В противном случае возможны простои в продажах или штрафы.
Вывод
Использовать обычную онлайн-кассу для приема платежей в интернет-магазине нельзя. Для этих целей на рынке предложены облачные сервисы, физические кассы с интеграцией с сайтом и комбинированные варианты, совмещающие оба решения для работы в онлайн и оффлайн одновременно.
При аренде онлайн-кассы требуется меньше денег для начала бизнеса. Покупка кассы покажет экономию средств спустя время, дает больше свободы для масштабирования бизнеса.
