Что такое BPM-системы?

BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) – это концепция управления, которая рассматривает процессы в качестве особых ресурсов организации. Менеджмент предполагает изменение процессов благодаря специальному программному обеспечению. Фактически, любую систему, созданную для управления бизнес-процессами можно назвать BPM.

Цели

Внедряя данную концепцию бизнес стремится к достижению разных целей. Для понимания того, каких целей можно добиться, составим следующую таблицу:

Помимо вышеуказанных целей, бизнес может стремиться реализовать свои индивидуальные задачи. Допустим, оптимизировать штат сотрудников благодаря автоматизации. Также можно избавиться от рутинной работы.

Во главе концепции находятся разные варианты выполнения каких-то процессов в организации. На примере, это может быть работа с заявлениями (обработка) или работа с кадрами (трудоустройство новых сотрудников).

Несколько важных функций

Из основных функций BPM можно выделить:

1. Ведение предпринимательской деятельности, основываясь на полученных данных. Владение важными данными в качестве комплексов показателей по разным параметрам дает возможность вести контроль и отслеживать затратность всех шагов, отслеживать необходимое время на выполнение, а также его скорость. Таким образом можно облегчить анализ каждого процесса в отдельности и наладить оптимизированное выполнение задач в рамках реализации.
2. Поиск уязвимостей и проблем. Поиск происходит благодаря бесконечному мониторингу и обновлению контрольных параметров. Частыми слабыми сторонами в бизнесе является наличие лишних процессов, которые становятся причиной неправильного распределения средств и затрате большого количества времени на выполнение задач. Зачастую происходит ситуация, когда какой-то отдельный процесс или сразу несколько уходят в некую преграду, к примеру, некомпетентная работа конкретного сотрудника либо не самая лучшая организация процессов менеджмента. Благодаря постоянному контролю можно забыть про эти проблемы.
3. Точное изучение процессов. Сбор аналитических данных помогает всегда знать, какие процессы доминируют, какое время нужно для обработки и прохождение всех шагов. Еще функция помогает выявить задействованность специалистов в работу, их успехи, найти самые трудоемкие шаги в реализации процессов.

Использование систем

Чтобы система функционировала как положено и не имела конфликтов с существующим функционалом, нужно перевоплотить ее в элемент ИТ структуры. Использование сквозной интеграции дает возможность с помощью систем объединить процессы в одно целое и получить нужный результат.

Внедрение ВРМ можно сделать благодаря применяемым ИТ решениям. Эти алгоритмы позволят достигнуть гибкости процессов и сделать их более действенными.

Хорошими вариантами интеграции можно назвать использование всем известных систем Bitrix И 1С в работе. На этом интеграции, конечно, не ограничиваются.

Благодаря интеграции можно комплексно автоматизировать процессы и расширение ИТ-структуры организации. Модули и решения объединяются в сильный единый комплекс, который может легко решить любые сложные задачи.

Факт! Согласно аналитическим данным, из-за пандемии спрос на ВРМ-системы увеличился до 35 процентов, если сравнивать с последними тремя годами. Связано это с тем, что при наличии нестабильной экономики необходимы надежные решения, чтобы оптимизировать издержки и удерживать позиции на рынке.

ВРМ-системы позволяют задействовать человеческие ресурсы на максимум и в пользу предпринимательской деятельности.

Инструменты

Всем этапам требуются свои компоненты в BPM, какие – сейчас узнаем подробнее.

1-й этап: проектирование

Данным этапом занимаются аналитики с помощью графического дизайнера. Разработка блок-схем – самый популярный способ, который легко анализировать и корректировать. На этом этапе вырабатывают бизнес-логику и последовательность действий, определяют требуемые данные для входа, для начала процесса и информация о пользователях, их предоставляющих.

Итог проектирования – это готовый процесс, который можно запустить. Важно сказать, что на этом этапе аналитики работают не прибегая к услугам программистов, все выполняется в BPM-системе.

2-й этап: выполнение

За выполнение отвечает «движок». Ядро начинает процесс, просматривает выполнение и изменения состояния, делает переходы между этапами и прочее. Также движок позволяет подключить сторонние сервисы.

3-й этап: мониторинг

Контроль дает возможность своевременно делать правки для оптимизации, находить неполадки. Вы сможете получить данные на каком шаге находится тот или иной процесс и где он зависает. В дашборде указаны данные о самых частых процессах, времени выполнения и т. п. Возможно получение данных о самых «заваленных» работой сотрудниках.

Кому пригодится

Предпринимательская деятельность, торговые онлайн площадки, маркетплейсы, поставщики услуг, производство, абсолютно любые компании, в которых взаимодействуют несколько отделов для получения результата — все они могут облегчить свою работу благодаря BPM.

Больше всего система востребована в банковской отрасли. Финансовые компании применяют системы при организации фронт-офисных процессов, а также при розничном кредитовании, решении служебных вопросов, работе с обращениями клиентов. Проще говоря, работу всего фронт-офиса можно автоматизировать благодаря BPM.

Автоматизация подходит для процессов, имеющих некую очередность действий, назначены те, кто участвует в работе.

Данная автоматизация позволит сократить время на выполнение этих задач и позволит человеку потратить сэкономленное время на более важные и интеллектуальные задачи.

3 области, в которых система полезна в главную очередь

При начальном запуске стоит начать работу со следующих областей:

Продажи

Для повышения уровня обслуживания, необходимо использовать систему, которая не только отмечает взаимодействие с пользователями, но и позволяет формировать обращения, а после следит за выполнением.

Поэтому «грамотная» система должна состоять из контейнера данных по взаимодействию с людьми и набора процессов, которые реализованы через BPM-систему.

Процессы в сфере продаж аналогичны условиям использования BPM, рассмотренным выше. У каждой компании есть разные «понимания» работы с клиентами. К ним можно отнести: встречу с людьми, заказы, рекламации и прочее. Принимая во внимание количество клиентов, выходит большое количество процессов. Помимо этого, при всех взаимодействиях требуется доступ к системе, для получения всей подробной информации о клиентах, контактах, ранее сделанных заказах и т. п.

Договора

С первого взгляда, для систем электронного документооборота данная область является самой привычной. Только работа с договорами не может закончится на их подписании. Необходимо зафиксировать, что тот или иной договор был подписан, добавить в систему условия договора, а затем проследить будут исполнены данные условия или нет. Именно поэтому для работы с договорами необходим доступ к учетным записям. Говоря о 1-м условии внедрения BPM — множестве экземпляров – здесь все просто. Важно вспомнить, сколько договоров заключено в вашей компании. Поэтому, без BPM сложно обойтись.

Персонал

Для любого бизнеса хорошие сотрудники важны не меньше клиентов. Правильная работа с человеческими ресурсами влияет на эффективность бизнеса, и BPM поможет поднять данную область на следующий уровень.

Применение BPM в бизнесе позволяет упростить работу кадровой службы и наладить взаимодействие с работниками.

На самом деле, кадровых процессов множество: здесь и подбор персонала, прием на работу, перевод, отпуска, отгулы, больничные, всевозможные справки, аттестации, увольнения и прочее. Если все эти задачи умножить на штат сотрудников компании, то число процессов может достигать нескольких тысяч в год. И это показатели для среднего бизнеса, а что уж говорить о крупном? Попробуйте проанализировать, сколько ресурсов можно сэкономить, если отдать эти задачи BPM-системе. К тому же вся учетная информация из кадровых систем будут доступна из самой задачи — очень удобно!

Удивляет лишь одно. Почему BPM-системы при таком хорошем раскладе еще редко используют для решения кадровых вопросов? Ведь у систем масса преимуществ, интеграции поможет справиться с массой сложных задач!

Описание работы

Приведем пример работы аналитика:

• Опрос всех сотрудников. Исследование того, как выполняется работа во всех отдельных случаях.
• Создание документов, основываясь на собранной информации. На данном этапе аналитик получит описание процессов в том виде, в каком они есть.

Изучается процесс с проблемных мест и способа его оптимизации:

• На основании оптимизированной схемы создают следующие документы: инструкции для сотрудников, пользовательские установки, а также реализуют автоматизированные решения.
• После интеграции систем проводят полный контроль процесса, находят несоответствия, исследуют причины возникновения.
• При необходимости вносят правки на основании найденных ошибок в работе, которые зависят от внешних факторов.

После этого проводят еще раз переработку изменений. Затем дело за повторной интеграцией и ввод в эксплуатацию.

Немного о жизненном цикле

Все процессы проходят разные циклы от разработки до внедрения. Какой-то период они работают “как они есть”. Затем при практике, как упоминалось выше, появляются ошибки, специалист просматривает отчеты и выявляет ошибки. Процесс модернизируется.

Данный цикл способен идти вечно. Любой бизнес — это целый организм, который постоянно находится в динамике. Перемены могут быть связаны с изменениями в законодательстве страны, с конкурентами, с появлением новых инструментов для автоматизации и прочее.

Важное правило любого аналитика: при выполнении оптимизации нужно научиться останавливаться.

Особенности внедрения

К числу преимуществ интеграции данных систем можно отнести следующие моменты:

• Можно подробно детализировать действия, которые необходимы для получения результата.
• Наличие графики – наглядно позволяет изучить особенности процессов их слабые участки.
• Нотации отлично подходят в виде инструкции исполнителю, у которого будет грамотная и 100% однозначная последовательность важных действий. К тому же, она будет оформлена графически – самым понятным образом для человеческого восприятия.
• С применением процессного подхода итог станет предвидимым и «шаблонным». Все это поможет уменьшить возможность влияния человеческого фактора на качество вашего сервиса в целом.
• Методология отлично стандартизирована благодаря использованию BPM. К тому же инструменты просты в понимании даже тем людям, которые не сталкивались с управлением подобными процессами. Также наличие неких стандартов поможет избежать ошибок при разработке и создать в данной системе готовые элементы для правильной автоматизации бизнеса.

Недостатки систем, как обычно бывает, близко связаны с преимуществами:

• На лицах, которые берут на себя эту работу (создают модель процесса) большая ответственность. Каждая ошибка, даже самая незначительная, может стать причиной неприятного исхода.
• При таком подходе сотрудники лишаются «свободы выбора» каких-то действий. Перед ними стоит четко заданная последовательность шагов. Они не имеют возможность действовать по другому, даже если полученный итог не будет оправдывать ожидания.
• Все процессы нельзя корректировать изнутри, они статичны. У каждого отдельного исполнителя есть четкая пошаговость определенных действий, он не сможет отклониться от этой последовательности, как-то взять инициативу в свои руки. В конечном итоге, исполнители будут повторять ошибку каждый раз до тех пор, пока ее не исправят в самом бизнес-процессе.

Чем отличаются исполняемые процессы от неисполняемых

К исполняемым можно отнести процессы автоматизации, которые построены четко по BPMN и будут работать с помощью BPMS. Неисполняемые, создаются только для демонстрации бизнес-моделей, демонстрации текущего процесса либо идеи по его улучшению.

Исполняемые процессы созданы для автоматизации вашего бизнеса.

Как выполняются процессы?

Выполнение процессов начинается со системной схемы, где и начинается его запуск. Под выполнением процесса понимают автоматическое прохождение всех его шагов и реализацию контроля. К тому же, все пользователи, задействованные в функционировании процесса, видят требуемые от них действия и задачи. Зависимо от настроек, процесс может быть запущен вручную или автоматически по генерирующему событию. В начале процесса все пользователи будут получать подсказки системы о прохождении следующих шагов.

Для управления следует:

1. Расписать все происходящие сейчас процессы.
2. Внедрить BPM в работу.
3. Назначить группу людей, которые станут ответственными за происходящие процессы.

Обратите внимание, что процесс может быть выполнен как людьми, так и системой (автоматически). Также и стек-холдер может быть и человек, и программа.

При этом придется управлять совершенно разной областью. Всем процессам требуется разный подход и уникальный набор действий работников, разных автоматизированных инструментов. Это необходимо уметь описывать отдельно друг от друга, а затем объединить в одну систему.

Исходите из понимания, что процессный подход означает управление целым с помощью управления частями.